Hva er et bilag?
Et bilag er dokumentasjonen som viser at en økonomisk hendelse har funnet sted. Hver gang bedriften kjøper noe, selger en vare eller tjeneste, betaler en regning eller mottar en innbetaling, må transaksjonen kunne dokumenteres med et bilag.
Bilaget fungerer som bevis på at transaksjonen er reell, og danner grunnlaget for bokføringen i regnskapet. Uten bilag er det vanskelig å dokumentere inntekter, kostnader og avgifter dersom virksomheten blir kontrollert av myndighetene. Bilag er fundamentet i et korrekt regnskap. De gjør det mulig å kontrollere at bokføringen stemmer med virkeligheten, og gir virksomheten et pålitelig grunnlag for økonomiske beslutninger.
God bilagshåndtering bidrar blant annet til:
- Korrekt regnskapsføring
- Dokumentasjon ved kontroll eller revisjon
- Riktig beregning av skatt og merverdiavgift
- Bedre oversikt over virksomhetens økonomi
- Redusert risiko for feil og mangler
Jo bedre orden du har på bilagene, desto enklere blir både rapportering, årsoppgjør og økonomistyring
Eksempler på bilag
Bilag finnes i mange former. Noen av de vanligste er:
- Fakturaer fra leverandører
- Salgsfakturaer til kunder
- Kvitteringer for kjøp
- Bankutskrifter og betalingsbekreftelser
- Reiseregninger
- Timelister
- Lønnsdokumentasjon
I dag mottar de fleste virksomheter bilag digitalt, men både elektroniske og papirbaserte bilag kan være gyldige så lenge de oppfyller regelverkets krav
Hvilke krav stilles til bilag?
Bilag skal gi tilstrekkelig informasjon til å dokumentere hva transaksjonen gjelder. Dokumentasjonen må være korrekt, fullstendig og knyttet til virksomheten.
For eksempel bør et bilag gjøre det mulig å se:
- Hvem kjøpet eller salget gjelder
- Hva som er kjøpt eller solgt
- Dato for transaksjonen
- Beløp og eventuell merverdiavgift
Bilag kan som hovedregel ikke endres i ettertid. Dersom en feil skal korrigeres, må det dokumenteres gjennom egne korrigeringer eller kreditnotaer.
Digital bilagshåndtering
Mange moderne regnskapssystemer gjør det mulig å sende inn kvitteringer og fakturaer direkte fra mobiltelefonen. Bilagene kan automatisk tolkes, lagres og knyttes til riktig postering i regnskapet.
Digitale løsninger gir flere fordeler:
- Mindre papirarbeid
- Raskere behandling
- Enklere arkivering
- Redusert risiko for at dokumentasjon blir borte
For de fleste bedrifter er digital bilagshåndtering både mer effektivt og mer oversiktlig enn tradisjonelle papirarkiver.
Hvordan kan vi hjelpe deg?
Hos Saga Regnskap & Rådgivning hjelper vi kunder med å etablere smarte rutiner for håndtering av bilag. Vi bistår med valg av digitale verktøy, løpende bokføring og kvalitetssikring av dokumentasjonen som ligger til grunn for regnskapet.
Målet er enkelt: Du skal slippe å bruke unødvendig tid på bilag, samtidig som du har trygghet for at regnskapet er korrekt og oppdatert. Med gode systemer og riktig oppfølging blir veien fra kvittering til ferdig regnskap både enklere og mer effektiv.
